ในบทความนี้มันเกิดจากการที่ผมได้นึกถึงตอนที่ได้มีโอกาสที่จะเล่นบท project manager เมื่อหลายปีมาก่อน ตอนนั้นนี่นอกเหนือจากจะยินดีที่ได้รับโอากาสใหม่ๆ มันก็ยังมีความสับสนเต็มไปหมดเพราะคำว่า “แล้วนี่ต้องทำอะไรบ้างหว่า” วิ่งวนในหัวเต็มไปหมด พอปรึกษาคนนั้นทีคนนี้ทีคำตอบที่ได้ก็จะใกล้เคียงกันคือ “จะมีอะไรมาก ก็แค่จัดการกับ Scope, Time, Cost” ข้อมูลนี้ก็ติดอยู่ในหัวมาเสมอๆ “อ่อ scope, time, cost นะๆๆๆๆ มีแค่นี้) คำถามที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นคือ……….. “แล้วทำยังไงวะ” 55555
จะว่าไปแล้วเรื่องการทำ project management นี่คุยกันยาวครับ หนังสือนี่ว่ากันเป็นเล่มๆ หลายเล่มเลยหละแต่ละเล่มก็ให้มุมมอง-ข้อแนะนำที่แตกต่างกันออกไป ภาพที่คนอื่นเห็นนั้นก็จะแตกต่างกันออกไปแต่ก็คงยังไม่หลุดจาก concept ของการทำ project management
ดังนั้นแล้วในบทความนี้และตอนต่อๆไปที่เกี่ยวกับเรื่อง project management ผมขอยึด Framework ที่นำเสนอโดย PMI [2] เป็นหลักแล้วกันนะครับ และจะไม่อิงกับความเป็น Waterfall หรือ Agile อันใดอันหนึ่งอะไรที่ผมนำมาเสนอใน article นี้จะเป็นอะไรที่เป็น core ของการทำ project manager เลย
Project Manager ไม่ว่าจะ beginner หรือท่านที่เปี่ยมประสบการณ์อย่างมากมายน่าจะเคยเห็นภาพ Project Management Triangle ซึ่งเป็นภาพที่แสดงถึงความสัมพันธ์กันระหว่า Scope, Time, Cost, Quality ที่เป็น constrain ของ project และภาพด้านล่างนี่ เป็นการนำ Traditional Project Management มาเปรียบเทียบกับ Agile Project Management นั่นเอง
ภาพด้านบนนี้เป็นการตั้ง-จัดเรียง constrains ที่เป็นปัจจัยในการจัดการ project อธิบายได้ว่า “ใน Traditional methods (หลายๆท่านอาจเรียกว่า waterfall) โดยที่บอกว่า อ่าาาา…การบริหารแบบ Traditional นะ เค้าเอา scope มาเป็นตัวตั้งนะ fix ไปเลยนะว่าเราจะมี scope แบบนี้” แล้วการที่ fix scope นี้หละ สิ่งที่มันตามมาก็คือ “เวลา” นะ เราจะใช้เวลาประมาณนี้นะในการ implement project นี่หละ โดยใช้ resources ต่างๆนานามาใช้ในการ implement ไม่ว่าเป็น “คน” หรือ “อุปกรณ์” ที่นำมาใช้ ซึ่งมันต้องใช้ตังค์ (cost) ประมาณเท่านี้นะ เอาหละตอนนี้พอจะเห็น relationships ของ Project, Scope, Time และ Cost ในการบริหาร project แล้วตรงกลางของ Project Management Triangle เราจะเห็นว่ามี Quality ด้วย นั้นหมายความว่าอะไรก็ตามที่เราผลิตออกมาจาก project โดยมี scope แล้วใช้ time และ cost นั้นต้องได้ quality ตามที่คาดหวังเอาไว้แบบ traditional แล้วนะครับ
วนกลับมาที่บอกว่า fix scope อีกนิดนึง การที่บอกว่า fix scope นั้นไม่ได้หมายความปรับเปลี่ยนไม่ได้นะครับ ปรับเปลี่ยนได้ (ในบาง framework บอกกันว่าปรับปรุง เปลี่ยนแปลง scope ไม่ได้) แต่ “ยึด scope” นี้หมายความว่าเอา scope มาเป็นตัวตั้งต้นแล้วค่อยไปทำการ “ประมาณ” time และ cost เพื่อให้ scope นั้นถูกผลิตออกมาแล้ว ตาม “quality” ที่คาดหวังไว้ นั่นคือสิ่งที่ทำกันใน “Traditional Project Management”
สำหรับใน Agile Project Management นั้นเค้ามองกลับกันโดยอยู่บนแนวความคิดที่ว่า “ธุระกิจ หรือ การผลิตอะไรออกมานั้นถ้าใช้เวลานานเกินสมควร (เวลาที่ท้องตลาดเป็นผู้กำหนด) มันจะไม่ทันการไม่ว่าจะขายได้น้อย หรือ นำมาใช้ประโยชน์ได้น้อยกว่าที่จะสามารถทำได้ (มันไม่ optimise)” หรืออาจจะเป็นเหตุผลอื่นๆ ทีนี้เค้าเลยกลับสามเหลี่ยมที่ว่านี้ขึ้นโดยที่เราจะ fix ขอบเขตของเวลาและต้นทุนมาก่อนเลย ส่วนจะได้ feature หรือ function ของ product จาก project มากน้อยแค่ไหนนั้นก็จะมาพิจารณากัน
สำหรับ constrains ที่ว่า fix นั้นวันนึงท่านอาจจะมีคำถามว่ามัน fix แบบสมบรูณ์แบบเลยหรือไม่ อย่างที่ได้อธิบายไปสำหรับ Traditional Method นะครับว่าสามารถปรับเปลี่ยนได้ แล้วแบบ agile หละปรับได้หรือไม่ ถ้าจะให้พูดกันแบบฟันธงเลยนี่คงทำไม่ได้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขประกอบอีกหลายอย่างเลยเช่น project sponsor อาจจะมีงบประมาณที่สามารถขยับได้บาง มีเวลาที่พอจะขยับได้บ้างเป็นต้น สำหรับกรณีแบบนี้ก็ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ครับ
การบริหาร project นั้นจะว่าไปก็เหมือนกับการทดลองในวิชาวิทยาศาสตร์เหมือนกัน โดยเราจะเห็นว่ามี constrains ไปแล้วก็สามข้อ (แต่ละข้อก็อยู่ในแต่ละ knowledge area) ซึ่งมันก็เหมือนกับตัวแปรในการทดลองวิทยาศาสตร์ เมื่อตัวแปรหนึ่งเปลี่ยนค่าไปก็จะส่งผลกระทบกับตัวแปรอื่นๆ พอ scope เปลี่ยน time ในการ implement project และ cost ก็อาจจะเปลี่ยนตาม แต่ไม่ว่าจะเปลี่ยนหรือไม่นั้นมันจะเห็นได้จากการที่เรานำตัวแปรที่เปลี่ยนไปนั้นมาทำการวิเคราะห์เสียก่อนเพื่อจะได้เห็นว่ามีอะไรบ้างที่ได้รับผลกระบทจากการเปลี่ยนแปลนั้น นั่นหมายความว่า time ในการ implement project จะเปลี่ยนเพิ่มขึ้น หรือ ลดลงหรือไม่แต่จะมี time อีกสิ่งจึงเกิดขึ้นนั่นก็คือ time ที่เอามาวิเคราะห์นั่นเองครับ
ทั้งหมดนี้เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งขององค์ความรู้ในการทำ project management เท่านั้นนะครับ ยังมีอีกหลายส่วนเลยซึ่งจะนำมานำเสนอในตอนต่อๆๆๆๆไป ซึ่งองค์ความรู้ทั้งหมดนั้นประกอบไปด้วย 10 องค์ความรู้ด้วยกันตามรูปด้านล่างนี่ครับ
References
- [1] www.verticalmotion.ca/2019/05/08/how-agile-keeps-projects-on-track-on-time-on-budget/
- [2] https://www.pmi.org/
- Project Management Institute. (2017). A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide) (6th ed.). Project Management Institute.